Personvernerklæring

PERSONVERNERKLÆRING FOR ARAGORN FINANS AS

Sist endret: 15.07.19

Denne personvernerklæringen gjelder for Aragorn Finans AS. Daglig leder er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner kontaktinformasjonen vår nedenfor.

1 Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  1. Privatpersoner og selskaper (skyldnere) for våre oppdragsgivere
  2. Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  3. Personer som er involvert i saker vi bistår i
  4. Andre personer som er omtalt i saksdokumenter vi får tilgang til
  5. Besøkende på vår nettside

2 Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

2.1      Mottak av inkassooppdrag/forfalte pengekrav:

Formål

Aragorn Finans AS mottar oppdrag om innkreving av forfalte pengekrav på vegne av våre oppdragsgivere/kunder.  Mottak av inkassooppdrag medfører at Aragorn Finans AS får tilgang til og i sammenheng med oppdraget vil måtte samle inn, verifisere og lagre personopplysninger for å sikre seg at innfordringen skjer mot korrekt person/foretak. Det kan også bli aktuelt å utlevere registrerte personopplysninger til tredjeparter i henhold til pålegg i lov, og ellers i samband med ordinær saksbehandling for namsmyndigheter, politi og rettsinstanser.

Formålet med behandling og lagring av personopplysninger vil være å oppnå en løsning av den enkelte sak, herunder betaling og ellers en forsvarlig og korrekt håndtering i tråd med inkassoloven LOV-1988-05-13-26 med tilhørende forskrifter, samt den til enhver tid gjeldende bransjestandard.

Personopplysninger som behandles

Personopplysninger som registreres i forbindelse med oversendelse av et pengekrav til innfordring vil typisk være informasjon du har oppgitt til oppdragsgiver i forbindelse med opprinnelig avtaleinngåelse. Dette vil kan være; Fornavn, Etternavn, Adresse, Tlf, E-post, Fødselsdato/nummer, samt avtalegrunnlag.

I tilknytning til ordinær saksbehandling vil Aragorn Finans AS med hjemmel i inkassoloven og konsesjon, også innhente og verifisere personopplysninger om deg/selskapet ved søk og/eller vask i tilgjengelige offentlige og private registre, herunder; Det Sentrale Folkeregister, kredittopplysningsselskaper, Postens Elektroniske adresseoppdatering, Statens kartverk, Brønnøysundregistrene og Skatteetaten.

Øvrig informasjon om deg/selskapet mottatt fra; deg, offentlige myndigheter, advokater e.l. under saksbehandling, slik som sivilstatus, økonomiske forhold, yrkesstatus, familiesituasjon, helse vil kun oppbevares i den grad disse er relevante til de angitte formål, etter ditt samtykke, og ellers i tråd med personvernregelverket.

Behandlingsgrunnlag

Behandlingsgrunnlaget for lagring/registrering av personopplysninger i forbindelse med oppdrag mot

  1. private skyldnere er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, hvorav det fremholdes at behandlingen må være nødvendig for oppfyllelse av en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 6 nr. 3 bokstav b.
  2. virksomheter er forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).
  3. I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, f.eks. helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

2.2 Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere

Formål

Kontaktopplysninger som er mottatt fra våre  kunder/oppdragsgivere benyttes for å inngå samarbeidsavtale og administrere denne, herunder fakturering, kursing og konferanser samt for markedsføring av våre tjenester.

Vi sender ut nyhetsbrev til e-postadresser som er registrert på kunder som vi løpende yter tjenster til og andre som har bedt om å få vårt nyhetsbrev. Mottakere av nyhetsbrevet kan enkelt melde seg av tjenesten ved å benytte link som er inkludert i hver enkelt henvendelse.

Dersom det foreligger et eksisterende kundeforhold vil markedsføringen skje i henhold til markedsføringsloven § 15(3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven § 15(1) og GDPR artikkel 6. nr. 1 bokstav a.

Personopplysninger som behandles

For privatkunder, benyttes personens private postadresse, gateadresse, navn, telefon, e-post for utsendelse av faktura.)

For virksomhetskunder, benyttes navn, adresse, tlf, e-post, arbeidsgiver og stillingstittel som nødvendig kontaktinfo.

 Behandlingsgrunnlag

  1. For privatkunder er behandlingsgrunnlaget forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c, hvorav behandlingen er anses nødvendig for oppfyllelse av en rettslig forpliktelse, jf. artikkel 6 nr. 3 bokstav b.
  2. For virksomheter er behandlingsgrunnlaget forankret i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b b (nødvendige for å oppfylle avtalen med den registrerte).
  3. Evt, samtykke for formidling av markedsføringsfremstøt, kurs og konferanser e.l forankret i GDPR artikkel nr. 6 nr. 1 bokstav f, jf. GDPR artikkel nr. 6 nr 1. bokstav a. Slik samtykke kan når som helst kalles tilbake.

IT-drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Aragorn Finans AS har inngått databehandleravtaler med våre underleverandører som er pålagt de samme forpliktelser under personvernreglementet.

Vi bruker leverandører som befinner seg i land utenfor EU og EØS der dette er nødvendig for å oppfylle avtale om rettslig eller utenrettslig innfordring i utlandet. For overføring av personopplysninger til disse leverandørene bruker vi EUs standardavtaler for overføringer.

Cookies

Aragorn Finans AS benytter informasjonskapsler/cookies på våre nettsider for å optimalisere kundeopplevelse og tilgjengelighet.

Samtykke om bruk av cookies følger av samtykkerklæring på vårt nettsted. Dette kan når som helst trekkes tilbake.

Taushetsplikt

Ansatte i Aragorn Finans er underlagt en lovpålagt taushetserklæring og sikkerhetspolicy som må signeres før tilgang til fagsystemer gis.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre skyldner eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

Lagring av personopplysninger

Lagring av personopplysninger slettes i henhold til følgende;

  1. Personopplysninger om skyldnere slettes i henhold til bransjenorm for behandling av personopplysninger i inkassobransjen utarbeidet av VIRKE.
  2. Personopplysninger i inkassosak slettes 3 år etter innfrielse,
  3. Personopplysninger i inkassosak slettes 1 år etter foreldelse,
  4. Personopplysninger i inkassosak tilbakekalt eller feilsendt 1 år etter avslutning.
  5. Personopplysninger om kontaktpersoner hos kunder eller leverandører slettes 5 år etter avslutning av kundeforholdet.

Regnskapslovgivning pålegger oss ellers å lagre bestemte regnskapsdokumenter i et nærmere angitt tidsrom. Når et bestemt formål tilsier lagring i et gitt tidsrom, sørger vi for at personopplysningene utelukkende blir benyttet for det aktuelle formålet i dette tidsrommet.

Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har, avhenger av omstendighetene.

Trekke samtykke tilbake: Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev fra oss, kan du når som helst trekke dette samtykket tilbake. Vi har lagt til rette for at du enkelt kan reservere deg mot denne typen henvendelser ved å inkludere en link til avregistreringsskjema i hver enkelt henvendelse. Dersom du har samtykket til annen behandling av personopplysninger, kan du også når som helst trekke ditt samtykke tilbake med henblikk på denne behandlingen ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Henvendelse sendes; post@aragornfinans.no

Be om retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet.  Kontaktinformasjon er tilgjengelig på: http://www.datatilsynet.no.

Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk, og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Vi har vedtatt interner IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Ved vesentlige endringer vil vi varsle om dette.

Kontakt oss Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

Aragorn Finans AS

Rådhusgaten 23

Telefon: 21 89 63 00

e-post: post@aragornfinans.no

Org.nr: 921030509

Behandlingsansvarlig:

Daglig leder – Kim Trengereid: e-post: kt@aragornfinans.no